Uma cotação fica mais útil quando descreve a necessidade com clareza. O nome de um fabricante é um começo, mas nem sempre é suficiente para identificar o produto, a edição e as condições de uso pretendidas.
Preparar algumas informações antes do contato ajuda a diminuir as idas e vindas e a comparar propostas com o mesmo escopo.
Conte o que a equipe precisa fazer
Comece pela atividade: trabalhar com documentos, criar peças visuais, colaborar em arquivos ou proteger dispositivos, por exemplo. Se você já sabe o produto desejado, informe o nome e a edição.
Quando houver uma especificação interna, compartilhe os requisitos pertinentes. Se ainda não houver, descreva a rotina e as limitações conhecidas. Não é necessário escolher sozinho todos os detalhes antes de conversar com o fornecedor.
Informe quem e o que usará o software
Anote o número de pessoas e dispositivos envolvidos, os sistemas operacionais utilizados e se existe trabalho remoto ou em locais diferentes.
Esses números não devem ser tratados automaticamente como a quantidade de licenças: a unidade e as regras de licenciamento variam conforme o produto e a modalidade. Use o levantamento para que a proposta explicite como a quantidade foi definida.
Identifique se é uma compra ou renovação
Se a organização já utiliza o software, informe o produto, a modalidade atual e a data prevista para renovação. Compartilhe identificadores de contrato apenas pelo canal combinado com a equipe comercial.
Não envie senhas, códigos de recuperação ou credenciais administrativas para obter uma cotação. Normalmente, a descrição do cenário é suficiente para iniciar a análise.
Compare propostas pelo mesmo escopo
Antes de olhar apenas o valor total, confira se as propostas se referem ao mesmo produto e às mesmas condições. Entre os pontos a esclarecer estão:
- Produto, edição e quantidade considerados.
- Prazo de vigência ou de uso, quando aplicável.
- Condições de renovação e de alteração de quantidade.
- Serviços incluídos e serviços cobrados separadamente.
- Requisitos de ativação, administração e suporte.
Se algum item estiver ambíguo, peça que seja descrito na proposta. Uma comparação fica melhor quando não depende de suposições.
Prepare as informações para a cotação
Um pedido inicial pode ser simples: “Precisamos de uma solução para esta atividade, para esta quantidade de pessoas, neste ambiente. Hoje utilizamos este produto e queremos avaliar compra ou renovação”.
Acrescente prazos relevantes e requisitos que não podem ser alterados. A equipe comercial poderá usar esse contexto para discutir as opções disponíveis.
A Maker trabalha com Microsoft, Adobe, Corel, Bitdefender e Kaspersky. Conheça o portfólio e apresente sua necessidade para uma cotação.
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