Escolher um ERP começa com uma pergunta sobre a empresa: o que precisa funcionar melhor na sua rotina? A resposta ajuda a avaliar demonstrações com mais critério e a separar o que é essencial do que pode ficar para uma segunda etapa.
Este roteiro reúne critérios para avaliar as opções de ERP. Ele não substitui a avaliação do sistema com os responsáveis por cada área da empresa.
Mapeie o que acontece hoje
Escolha um processo que a equipe conhece bem, como receber um pedido, acompanhar uma venda ou conferir uma informação. Anote onde ele começa, quem participa e onde termina.
Observe também os pontos em que alguém precisa copiar dados entre planilhas, perguntar a um colega ou refazer uma tarefa. Esses exemplos concretos tornam a avaliação mais útil do que uma lista genérica de funcionalidades.
Você pode organizar o levantamento em três colunas: tarefa, dificuldade atual e resultado esperado. Em vez de escrever apenas “melhorar a gestão”, descreva o que precisa mudar na prática.
Separe o essencial do desejável
Uma lista extensa de recursos pode dificultar a comparação. Divida suas necessidades em três grupos:
- Essenciais: sem elas, o sistema não atende à operação.
- Importantes: trazem uma melhoria relevante, mas podem ser planejadas.
- Desejáveis: fazem sentido no futuro ou em uma situação específica.
Inclua os requisitos que não aparecem em uma tela bonita: acesso de usuários, exportação de dados, integrações necessárias, funcionamento em seus dispositivos e suporte contratado.
Leve uma situação real para a apresentação
Peça para discutir uma rotina representativa da empresa. Se possível, use exemplos fictícios, sem dados de clientes ou informações sensíveis.
Observe como a tarefa é realizada, quais etapas dependem de outra ferramenta e quais condições precisam estar presentes. Pergunte o que já faz parte do escopo e o que exige configuração, serviço adicional ou integração.
Também é útil envolver alguém que executará a rotina todos os dias. A percepção de quem usa o sistema complementa a visão de quem decide a contratação.
Planeje a implantação
A contratação é apenas uma parte da decisão. Pergunte como serão tratados os dados existentes, a preparação da equipe e o início de uso.
Antes de comparar propostas, procure esclarecer:
- Quais atividades estão incluídas e quem é responsável por elas.
- Quais dados podem ser migrados e como será feita a conferência.
- Como funciona a orientação de uso e o atendimento após a contratação.
- Quais custos, limites e condições podem mudar com o crescimento da empresa.
Registre as respostas para comparar o mesmo escopo entre alternativas.
Defina como avaliar o resultado
Escolha poucas mudanças que você quer acompanhar. Pode ser reduzir a necessidade de redigitar informações, facilitar uma conferência ou dar visibilidade a uma rotina específica.
Não é preciso criar uma promessa de resultado antes da avaliação. O objetivo é deixar claro o que a empresa espera melhorar e quais condições serão necessárias para isso.
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